Et frustrerende deja-vu. Det var den følelse, jeg fik, da jeg læste den seneste statusrapport fra Statens It-råd.

Frustrerende, fordi det endnu ikke er lykkedes for de statslige myndigheder at finde den rette formel, når der skal bygges nye store it-projekter.

Og deja-vu, fordi vi efterhånden har hørt den samme melodi i mange år: Store offentlige it-projekter bliver forsinkede og fordyrede – eller må til sidst helt skrottes, fordi tiden eller it-udviklingen er løbet fra dem.

Det er Statens It-råds opgave at rådgive de statslige myndigheder om både store og små it-projekter, og rådet udfører et forbilledligt stykke arbejde for at gøre myndighederne skarpere på it-projektstyring.

Gode råd overhøres

Problemet er bare, at de gode råd tilsyneladende ikke trænger ind hos de myndigheder, der har ansvaret for at styre projekterne sikkert i havn.

I hvert fald er det svært at forstå, hvorfor vi bliver ved med at høre historier om it-systemer, som har været ramt af alvorlige problemer og forsinkelser – fra den kaotiske gældsinddrivelse i SKAT til startvanskelighederne med Mit ID.

Senest er det jægerne, der på grund af forsinkelser af et nyt it-system i politiet ikke kunne få godkendt deres ansøgninger om våbentilladelse, inden jagtsæsonen gik i gang i maj.

Lad mig med det samme slå fast, at det jo ikke kun er statens store it-projekter, der kører af sporet. Vi hører bare sjældent om fejlslagne it-projekter i private virksomheder, fordi vi ikke på samme måde har indsigt i økonomien og beslutningerne.

På den måde er det en utaknemmelig opgave at være en offentlig myndighed, men det er omvendt også i offentlighedens interesse at vide, hvad vores skattepenge går til.

Det går den forkerte vej

Statens It-råd går pædagogisk til værks ved at uddele røde, gule og grønne trafiklys til i alt 40 statslige it-projekter. Denne gang uddeler rådet hele 12 røde trafiklys – det højeste antal nogensinde.

Samtidig er de samlede forventede projektudgifter steget fra cirka 6 mia. kr. i 2020 til 12,7 mia. kr. i projekternes levetid, og den gennemsnitlige varighed for et it-projekt er steget fra fire år i 2020 til 4,9 år i 2021. Det går altså den forkerte vej, og der ikke noget at sige til, at It-rådet finder udviklingen bekymrende.

Rådet opfordrer til, at myndighederne afgrænser den opgave, som projekterne skal løse og derved gør projekterne kortere og budgetmæssigt mindre.

Har vi hørt den appel før? Desværre ja. Hvis vi skruer tiden tilbage til 2001, hvor det såkaldte Bonnerup-udvalg afleverede sin rapport, var en af de vigtigste anbefalinger at bryde store it-projekter ned i mindre bidder, som hver især kan udvikles i forløb af for eksempel tre eller seks måneder. Den anerkendte Standish Group, og flere andre har været ude med samme budskab.

Vi ved med andre ord, hvad der skal til. Alligevel vælger vi en vej, hvor vi smider om os med penge. Lidt karikeret kan man tilføje, at når vi bliver skuffede over udviklingen, udarbejder vi en ny rapport, som sjovt nok kommer med de samme iagttagelser – og de samme anbefalinger. Vi ved nemlig godt, hvad vi bør gøre, så hvad er grunden til, at vi ikke får bidt opgaven op i mindre bidder og kører agilt, når vi godt ved, at det vil hjælpe?

Bedre systemer

Lad os tage afsæt i en anden problemstilling, som Statens It-råd også nævner, nemlig ”systemtilstanden for statens kritiske systemer”. Hvad kan vi gøre for at bygge bedre it-systemer, og hvordan håndterer vi det, når vi enten bygger videre på eksisterende systemer eller udfaser dem?

I dag er situationen, at der er etableret it-systemer på næsten alle opgaveområder i den offentlige sektor. Der er mere end 4.000 forskellige it-systemer i staten og tilsvarende store it-porteføljer i kommunerne og regionerne.

I min optik bør byggeriet af ethvert stort it-system begynde med nogle af de gamle dyder. En af dem er en logisk datamodel, der definerer de forretningsmæssige begreber og data, så sammenhængen kommer til at stå klart.

Mange afklaringer kan ske, uden at selve byggeriet af it-systemet sættes i gang for alvor. Opdelingen af den store opgave i mindre bidder sker da ud fra forretningsmæssige sammenhænge og andre it-systemers interaktion med den nye løsning – en brik ad gangen.

Hver brik udgør små overskuelige dele, der implementeres. Og det med en vis form for sikkerhed for, at den første brik indgår naturligt i det store hele for det nye, store IT-system, som man er i gang med.

På den måde kommer ændringer og aha-oplevelser på et tidligt tidspunkt, og mange kompromiser kan indgås, inden et helt hold it-udviklere sidder og venter på afklaring, uanset om det er af forretningsmæssig eller politisk karakter.

Ligeledes vil udvalgte medarbejdere kunne blive bemyndiget til at tage beslutninger i teamet, uden at det skal op at vende i en styregruppe. Dermed undgår man også såkaldt ”decision latency” – altså forsinkede beslutninger, som er en frygtet dræber for mange it-projekter.

Manglende beslutninger koster

Prisen for manglende beslutninger eller beslutningskompetencer er et kapitel for sig. I 26 pct. af de it-projekter, som er blevet tildelt et gult eller rødt trafiklys af Statens It-råd i perioden 2018-2021, vurderes ledelse som den udslagsgivende årsag.

Årsagen er, at topledelsens bevågenhed og involvering ikke har været tilstrækkelig. Rådet konstaterer, at selv om myndighederne har arbejdet mere målrettet med at tilrettelægge og gennemføre it-projekter, så sættes der stadig større og mere komplekse projekter i gang. Større end hvad myndighederne kan gennemføre succesfuldt uden væsentlige afvigelser.

En anden ”gammeldags” disciplin, som er værd at holde fokus på, er de non-funktionelle krav. Om man følger den sidste nye ISO-standard eller blot gennemtænker nødvendigheden af resiliency, maintainability, useability, security og response time er ikke afgørende.

Det væsentlige er, at man gør sig overvejelserne, træffer beslutningerne og fokuserer på, at de non-funktionelle krav bliver håndhævet i hele projektet.

Som alle ved, er løbet kørt, når systemet er næsten færdigudviklet, og du pludselig finder ud af, at applikationen skal kunne køre på flere servere, have fail-over eller andre funktioner, som ændrer radikalt på designet af applikationen. Det er her, det (også) bliver dyrt.

Ud af de 691 kortlagte kritiske systemer, vurderes 434 systemer – svarende til 63 pct. – at være i utilstrækkelig systemtilstand. Det indikerer, at vi ikke har været gode nok til at passe på vores eksisterende it-systemer og løbende sørge for opdatere og forny dem.

Det er på tide, at vi tager en grundig debat om problemet i stedet for blot at søsætte endnu en rapport. Mit bud er langt fra udtømmende, men et oplæg til diskussion – i håb om at vi ikke igen står i en situation, hvor et nyt it-system til flere hundrede millioner kroner ender med at gå til bunds.

Klumme: Dumt at tvinge det offentlige til at købe brugt it-udstyr

Klumme: Ambitiøs vindstrategi kræver data og software