Når en kommune eller et ministerium skal have ny hjemmeside eller have tilrettelagt en målrettet kampagne imod borgere og virksomheder, står kommunikationsbureauet Operate ofte klar til at løse opgaven.

Men knap så ofte som direktør i Operate John Pedersen gerne ville. For i mange tilfælde afholder dårligt tilrettelagte udbud, administrativt bøvl og overdrevne dokumentationskrav virksomheden fra at byde på opgaver.

"Vi siger nej til opgaver, som vi ellers ville kunne udføre både godt og billigt. Hvis vi fra start kan se, at regnestykket ikke giver mening, springer vi fra. Det betyder, at det offentlige kan ende med at betale overpris for en opgave, og man spilder skatteydernes penge," siger John Pedersen.

Direktøren ser derfor frem til, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen det kommende halve år i samarbejde med en række erhvervsorganisationer vil komme med bud på, hvordan virksomheders omkostninger ved at byde på offentlige opgaver kan blive sænket.

"Hvis omkostningerne fylder mere end absolut nødvendigt, kan det hæmme en sund konkurrence om de offentlige opgaver," lød det fra erhvervsminister Rasmus Jarlov, da han tidligere på ugen annoncerede det kommende halve års indsats for at forbedre offentlige udbud.

Høje omkostninger skræmmer

Indsatsen kommer kun to år efter, den danske udbudslov trådte i kraft. Loven skulle netop gøre det lettere og billigere at byde på offentlige udbud, men der er stadig rigelig plads til forbedringer. Operate er således langt fra den eneste rådgivningsvirksomhed, der oplever problemer.

En rundspørge blandt 164 rådgivningsvirksomheder, som Dansk Industri (DI) har lavet, viser, at 85 pct. af rådgiverne vurderer, at transaktionsomkostningerne, der er de samlede omkostninger for de virksomheder, der er involveret i et udbud, er så høje, at de ofte eller nogle gange afholder sig fra at byde på offentlige opgaver.

Når musikken spiller, er der rigtig mange eksempler på, at de gode intentioner ikke bliver fulgt.

Operate henter omkring 40-50 pct. af virksomhedens samlede omsætning på godt 60 mio. kr. på opgaver for det offentlige. Derfor har John Pedersen haft fingrene nede i offentlige udbud talrige gange.

"Når man taler med ledere og udbudsansvarlige i det offentlige, er alle enige om, at det er et stort spild af samfundspenge. Alle er på det intellektuelle niveau enige, men når musikken spiller, er der rigtig mange eksempler på, at de gode intentioner ikke bliver fulgt," siger John Pedersen.

Udbudslov mangler at slå igennem

Ifølge DI er det største problem netop, at de udbudsansvarlige i det offentlige system ikke udnytter de muligheder, der er i loven for eksempelvis at lave små udbud mindre komplicerede. Derfor kommer det næste halve års arbejde i høj grad til at handle om oplysning.

"Da udbudsloven blev lavet, var der enighed om, at reglerne nogle gange blev fulgt på en meget rigid måde. Men der er stadig rigtig mange reminiscenser af den måde, det blev gjort på tidligere," siger branchedirektør for DI Rådgiverne, Henriette Søltoft.

De gennemsnitlige transaktionsomkostninger for et udbud inden for rådgivningsydelser ligger i dag ifølge DI Rådgiverne på omkring 45 pct. af opgavens værdi. Det vil sige, at de bydende virksomheder i snit samlet bruger 45 mio. kr. på en opgave, som en enkelt af byderne i sidste ende får 100 mio. kr. for at udføre.

Det er alt for meget, mener Henriette Søltoft, som efterlyser, at der fra politisk side bliver lavet en national målsætning om et gennemsnit for transaktionsomkostninger på 10 pct.

Via blandt andet hjemmesiden bedreudbud.dk og konferencer skal både offentlige institutioner og private virksomheder blive klogere på, hvordan man forvalter de 350 mia. kr., det offentlige hvert år køber ind for, smartere.

Rammer mange brancher

Ifølge Henriette Søltoft er det i særlig grad rådgivningsvirksomheder, der har høje transaktionsomkostninger, fordi opgaverne ofte er komplekse er svære at afgrænse. Men en lang række andre brancher savner også bedre offentlige udbud.

Derfor er Dansk Erhverv, SMV Danmark, Bygherreforeningen og Dansk Byggeri også involveret i arbejdet.

"Det er en stor udfordring for især mindre virksomheder, fordi det er meget byrdefuldt at byde på et udbud. Det er ikke alene et spørgsmål om, at det koster penge at udarbejde selve tilbuddet. Det er også besværligt at dokumentere det, så det lever op til alle krav," siger Torben Liborius, erhvervspolitisk direktør i Dansk Byggeri.

Forventning om konkrete forbedringer

Konkret mener Dansk Byggeri, at kommuner skal blive bedre til at ensrette udbud, så virksomhederne lettere kan byde på lignende opgaver i forskellige kommuner.

"To ens opgaver i to forskellige kommuner kan resultere i to ret forskellige udbud. Men for virksomheder er kommunegrænser ikke en interessant markedsafgrænsning. Derfor ser vi gerne, at kommunerne gør det mere ens," siger Torben Liborius.

Den erhvervspolitiske direktør regner med, at der allerede om et halvt år vil være konkrete forbedringer for virksomhederne.

"Jarlov skal have ros for ar italesætte det så tydeligt, som han gør. Når en minister sætter sig så markant i spidsen for en dagsorden, tror jeg på, det kan rykke noget. Og derfor er det også min forventning, at vi vil se konkrete forbedringer om et halvt år," siger Torben Liborius.

Rasmus Jarlov har tidligere erklæret et opgør med bøvl og bureaukrati for især små og mellemstore virksomheder, og det bliver ifølge ministeren selv hans vigtigste opgave frem mod det folketingsvalg, der senest skal afholdes til juni næste år.